SỞ CÔNG THƯƠNG                               Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế quản lý và sử dụng
  Phần mềm Văn phòng điện tử Eoffice
––––––––
           
GIÁM ĐỐC SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH ĐIỆN BIÊN

QUY CHẾ
Quản lý và sử dụng  Phần mềm Văn phòng điện tử EOfice
(Ban hành kèm theo Quyết định số:123/QĐ-SCT
 ngày 08/3//2012 của Giám đốc Sở Công Thương tỉnh Điện Biên)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy định chung
Hệ thống quản lý và sử dụng Phần mềm Văn phòng điện tử - EOffice (sau đây gọi tắt là mạng) là thành phần của hệ thống thông tin điện tử quản lý hành chính nhà nước của Sở Công Thương tỉnh Điện Biên, cho phép trao đổi thông tin, gửi/nhận thư điện tử, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản đi, đến; tạo lập hồ sơ công việc trên mạng máy tính phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Sở.
Điều 2. Phạm vi, đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc Sở; cán bộ, công chức, viên chức công tác tại Sở Công Thương tỉnh Điện Biên trong quản lý điều hành, giải quyết công việc qua mạng.
  Điều 3. Sử dụng phông chữ; thể thức văn bản.
  1.Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự dùng trong phần mềm phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư hướng dẫn số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4. Quyền hạn, trách nhiệm của người sử dụng:
1. Quyền hạn:
- Được cung cấp tài khoản và mật khẩu (username và password) riêng để đăng nhập vào mạng EOffice của Sở. Được khai thác, sử dụng các phần mềm dùng chung theo các quyền được cấp của tài khoản như:
+ Giám đốc sở: Quyền phân luồng, xử lý văn bản, Phát hành văn bản; Quyền trả lời; quyền khai báo; thông báo; Nhận văn bản, nhận văn bản đến nội bộ.
+ Phó Giám đốc sở: Quyền phân luồng, xử lý văn bản; Phát hành văn bản; quyền trả lời; quyền khai báo; thông báo.
+ Lãnh đạo các phòng; lãnh đạo các đơn vị trực thuộc: Xử lý văn bản chuyển đến; quyền trả lời; quyền phát hành văn bản của phòng, đơn vị.
(Riêng Chánh văn phòng thêm quyền thông báo)
+ Cán bộ; công chức, viên chức: Quyền trả lời. Đối với Văn thư thực hiện theo quy định riêng.
- Được hướng dẫn sử dụng phần mềm và được giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc sử dụng phần mềm eOffice.
2. Trách nhiệm:
- Người sử dụng cần phải đổi mật khẩu cá nhân ngay sau khi nhận được tên và mật khẩu đăng nhập do Văn phòng cung cấp. Tự bảo vệ mật khẩu đăng nhập để người khác không thể sử dụng tài khoản của mình đăng nhập hệ thống.
- Cam kết giữ bảo mật thông tin nội bộ ngành. Không truy nhập trái phép vào tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản của mình.
- Trường hợp nếu mất mật khẩu, hay quên mật khẩu hoặc không kết nối được với mật khẩu đã có phải phải báo ngay về Văn phòng (Quản trị mạng) để thay đổi mật khẩu mới.
- Trong ngày làm việc phải bật máy tính và đăng nhập vào chương trình EOffice để trực tiếp nhận nhiệm vụ, xử lý văn bản, trao đổi thông tin công tác trên mạng.
- Kết thúc ngày làm việc yêu cầu người sử dụng phải thoát khỏi chương trình EOffice.
          Điều 5. Trách nhiệm của Quản trị mạng.
- Thực hiện trách nhiệm quản trị mạng; thường xuyên cập nhập, đánh giá tình hình sử dụng trong cơ quan; định kỳ hàng tháng tổng hợp báo cáo  Chánh Văn phòng.
- Tạo lập, cung cấp và quản lý các tài khoản và mật khẩu đăng nhập các chương trình phần mềm dùng chung cho CBCC,VC trong Sở theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở.
- Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống vận hành thông suốt, liên tục, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo sở, hoạt động của cơ quan.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các tổ chức, cá nhân theo quy định.
- Phòng chống virus tin học đối với hệ thống.
- Tổ chức sao lưu hệ thống và cơ sở dữ liệu định kỳ quý 1 lần vào các ngày (1 tháng 4; 1 tháng 7; 1 tháng 10; ngày 1 tháng 1 hàng năm ), đảm bảo có thể phục hồi đến mức tốt nhất có thể khi hệ thống xảy ra sự cố.
- Hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị chưa có kỹ năng sử dụng và khai thác phần mềm quản lý điều hành.
- Sử dụng thiết bị Firewall được trang bị để thiết lập “tường lửa” chống lại sự xâm nhập từ bên ngoài vào Hệ thống quản lý điều hành của Sở. Xử lý sự cố theo chức năng nhiệm vụ được giao, báo cáo kịp thời với lãnh đạo Sở để có biện pháp khắc phục hiệu quả.
- Có trách nhiệm bảo vệ hệ thống máy chủ và toàn bộ cơ sở dữ liệu của cơ quan bằng mật khẩu quản trị, bằng các chương trình phần mềm bảo mật (nếu có), hạn chế tối đa sự xâm nhập trái phép vào hệ thống và cơ sở dữ liệu của cơ quan.
- Quản trị mạng báo cáo lãnh đạo sở và thực hiện thay đổi; thu hồi tài khoản sử dụng trong những trường hợp sau:
+ Đối với trường hợp CBCC,VC thay đổi vị trí công tác quản trị mạng cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử để đảm bảo quản lý thống nhất thông tin về người sử dụng trong hệ thống.
+ Đối với trường hợp CBCC,VC về hưu hoặc chuyển công tác ra khỏi đơn vị; quản trị mạng thông báo hủy bỏ thông tin đối với danh bạ, khóa quyền truy nhập của cán bộ đó kể từ ngày bắt đầu nghỉ hoặc chuyển công tác ra khỏi đơn vị.
+ Các trường hợp khác xử lý  theo chỉ đạo của Giám đốc sở.
Điều 6. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử.
Hộp thống thư điện tử là thành phần của Hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Sở. Hệ thống thư điện tử được kết nối trực tuyến với mạng Internet cho phép gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ CBCC,VC trong ngành.
Hệ thống thư điện tử được sử dụng trong hoạt động của Sở Công Thương đến các phòng ban, đơn vị được thiết lập và vận hành trên hệ thống hạ tầng thông tin kỹ thuật của Sở hiện có.
1. Đối với hộp thư điện tử của Sở:
Hộp thư điện tử của Sở Công Thương được sử dụng thống nhất với địa chỉ: socongthuongdbp@gmail.com, dùng để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Sở và tiếp nhận thông tin từ các cơ quan, đơn vị khác, không sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác;
Giao quản trị mạng theo dõi, tổng hợp thông tin trên Hộp thư điện tử của sở  thường xuyên; báo cáo kịp thời giám đốc sở hoặc người được giám đốc ủy quyền khi giám đốc đi vắng để chỉ đạo xử lý cụ thể.
 
 
2. Đối với hộp thư điện tử của các đơn vị:
- Hộp thư điện tử của đơn vị dùng để quản lý thông tin và giải quyết các công việc hành chính của đơn vị, không sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác.
- Mỗi đơn vị trực thuộc Sở được cấp một hộp thư điện tử, cụ thể của từng đơn vị như sau:
+ Trung tâm Xúc tiến thương mại hộp thư điện tử: xttm@dienbien.gov.vn
+ Chi Cục QLTT hộp thư điện tử: qlttdienbien@Gmail.com
+ Trung tâm khuyến Công&TVPTCN hộp thư điện tử: ttkcdb@gmail.com   
+ Ban Quản lý dự án chuyên ngành Công Thương hộp thư điện tử: hoabqlkt@yahoo.com.vn       
- Hộp thư điện tử của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một, hoặc một số người trong đơn vị sử dụng;
- Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý hoặc chuyển người có trách nhiệm xử lý.
- Khi gửi thư điện tử có nhiều file đính kèm theo, cần có xử lý làm giảm dung lượng file, tổng dung lượng của thư (bao gồm cả file đính kèm) không vượt quá 10Mb.
- Đình kỳ xem xét và xóa các thư không cần thiết hoặc thư rác trong hòm thư của mình.
- Quản lý và lưu trữ dữ liệu; Chịu trách nhiệm về nội dung các thông tin gửi đi của mình.
- Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử.
          Điều 7. Quy trình xử lý văn bản
 Tuân thủ các quy định về quy chế làm việc của Sở Công Thương theo quyết định số 709/QĐ-SCT ban hành quy chế làm việc của Sở; Quy trình số 35 quản lý văn bản đi và đến.
1. Quy định mã soạn thảo; xem xét; phê duyệt trong xử lý văn bản như sau:
- Mã soạn thảo văn bản: Tên văn bản + CV1 (Người khởi tạo văn bản)
- Mã xem xét dự thảo: Tên văn bản + LĐ1 (lãnh đạo phòng, đơn vị; phó Giám đốc phụ trách xem xét).
- Mã phê duyệt văn bản :
+ Tên văn bản + GĐ 1 (Đối với Văn bản do Giám đốc phê duyệt).
+ Tên văn bản + PGĐ 1(Đối với Văn bản do phó Giám đốc phê duyệt).
(Đối với những dự thảo văn bản chưa đạt yêu cầu lãnh đạo chuyển chỉnh sửa thì mã soạn thảo thể hiện theo thứ tự “Tên văn bản + 2,3...).
2- Một số lưu ý:
+ Đối với chuyên viên soạn thảo nhất thiết phải đánh mã; khi chuyển cho lãnh đạo, nếu không đánh mã thì coi như văn bản đó lãnh đạo thống nhât hoàn toàn với dự thảo của chuyên viên;
+ Chuyên viên soạn thảo phải đề xuất văn bản bắt buộc phải gửi cho tổ chức, cá nhân nào; Đối tượng nào cần thông báo để biết trong phạm vi của sở. Văn thư in văn bản duyệt lần cuối theo số cao nhất của lãnh đạo và chuyển theo đúng nơi gửi ghi trong văn bản.
+ Đối với việc lấy ý kiến tham gia vào dự thảo văn bản trong  phạm vi Sở Công thương các phòng, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo thực hiện theo trình tự sau :
   Chọn văn bản dự thảo cần xin ý kiến -> chuyển lãnh đạo phòng + đồng gửi ( phòng, đơn vị, người cần xin ý kiến).
  Phòng , đơn vị , người tham gia ý kiến mở văn bản đề nghị xin ý kiến; tham gia và chọn mục “ gửi ý kiến” trên thanh công cụ.
  Người khởi tạo văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia và thực hiện các bước tiếp theo quy chế làm việc của Sở.
+ Các Đơn vị thuộc sở đã được tạo lập để phát hành văn bản đi trên EOffice thực hiện tương tự như những nội dung quy định tại điều này.
2.  Một số lưu ý đối với văn thư khi xử lý văn bản đến, đi.
+ Có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ các văn bản đến trên EOffice trong sổ lưu văn bản đến theo quy trình của hệ thống phần mềm.
+ Văn thư phải quét văn bản đến với định dạng .doc để lưu sổ văn bản đến, nhập các thông tin cần thiết và gửi trình Lãnh đạo Sở.
+ Đối với các hồ sơ dự án, đề án, báo cáo đầu tư … trình Sở thẩm định Văn thư chỉ quét nội dung Tờ trình để lưu sổ Văn bản đến (không quét nội dung dự án, đề án), hồ sơ dự án sẽ lưu tại bộ phận được Lãnh đạo sở phân công xử lý .
+ Khi nhận được ý kiến chỉ đạo phát hành văn bản đi; Đối với các phòng ban thuộc Sở không photo để lưu văn bản giấy. Văn bản đi sẽ được văn thư chuyển đến đơn vị và lưu trên hệ thống eOffice dưới dạng văn bản điện tử. Bản gốc lưu tại hồ sơ lưu của Văn thư theo quy định (Trừ những văn bản cần lưu theo các quy trình giải quyết công việc theo TCVN ISO 9001:2008; hoặc khi phòng chuyên môn, lãnh đạo sở có yêu cầu).
Việc giao, nhận nhiệm vụ công tác, gửi và nhận thông tin tham khảo, các văn bản dự thảo, các văn bản trình lãnh đạo, các văn bản cần phát hành...đều thực hiện thông qua các công cụ của chương trình eOffice. Hạn chế tối đa việc in ấn và xử lý văn bản trên giấy để tiết kiệm chi phí (trừ những trường hợp đặc biệt).
 
 
Điều 8. Quản lý thư mục dùng chung.
Các thư mục dùng chung (Thông báo, Lịch làm việc …) là các thư mục được sử dụng chung cho một nhóm người hoặc mọi người sử dụng với mức phân quyền ghi/đọc khác nhau, tùy theo tích chất của thư mục dùng chung đó.
* Trách nhiệm của những người ghi vào thư mục dùng chung:
- Văn phòng Sở có trách nhiệm nghiên cứu phối hợp để tạo lập các thư mục dùng chung cần thiết trong Sở.
- Chỉ được phép đưa những thông tin có nội dung theo đúng tính chất thông tin đã quy định.
- Cán bộ quản trị hệ thống khi phát hiện các thông tin có nội dung không phù hợp với tính chất thông tin theo qui định, báo cáo xin ý kiến của Giám đốc sở để xử lý.
Điều 9. Quy định về bảo mật, an toàn và kiểm soát dữ liệu
- Nghiêm cấm các hành vi truy cập, gửi, lan truyền phát tán virus, chương trình phần mềm có tính năng lấy trộm thông tin, phá hủy dữ liệu máy tính làm rối loạn, cản trở hoạt động của hệ thống quản lý và điều hành qua mạng.
- Truy nhập vào các cơ sở dữ liệu dùng chung của Cơ quan và cung cấp thông tin trên mạng không đúng thẩm quyền của mình.
- Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử của Sở.
- Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận thông điệp dữ liệu theo quy định.   
- Thay đổi, xoá, huỷ, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu.    
- Tất cả thông tin trao đổi trên hệ thống eOffice là tài sản của cơ quan. Lãnh đạo Sở có quyền quyết định việc xem, kiểm tra nội dung thư điện tử của người dùng bất cứ lúc nào khi có dấu hiệu vi phạm các quy định của cơ quan mà không cần báo trước.
- CBCC,VC không tự ý chuyển tiếp (forward) các thư có liên quan đến giải quyết công việc ra ngoài đơn vị mà không được sự đồng ý của người gửi. Trường hợp chuyển tiếp thư vào mục tin khác hoặc cho cá nhân khác, người chuyển cần cân nhắc kỹ nội dung thư trước khi chuyển.
- Sử dụng bộ mã tiếng việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hộp thư điện tử.
 
 
 
 
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 10. Khen thưởng, kỷ luật.
CBCC,VC Sở Công Thương tỉnh Điện Biên chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này. Các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt Quy chế sẽ được xem xét, khen thưởng; những đơn vị, cá nhân không chấp hành hoặc thực hiện không tốt thì tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định.
Điều 11. Tổ chức thực hiện.
          Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các đơn vị, cá nhân phản ánh về Lãnh đạoVăn phòng sở, cán bộ quản trị mạng để giải quyết theo thẩm quyền. Nếu vượt thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Sở, Văn Phòng sở tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở chỉ đạo sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.